メーリングリストは電子メールを使ったコミュニケーションを取る手段です。 仕組みとしては単純です。
というだけです。
メーリングリストにはそれぞれの目的や(一般的または固有な)約束事があります。 まず、何よりも先に、これらを調べて理解することが重要です。 十分な理解なしに参加すると既存のメーリングリストの参加者、管理者、 そして自身にとって互いに不幸な結果を招く恐れがあります。
これらの目的や約束事はメーリングリストの情報を提供している、 Webページから得られる場合が多いと言えますが、 電子メールによって情報を取り寄せる方法が用意されている場合もあります。
メーリングリストはそれぞれの運営方針が存在しますから、 具体的なメーリングリストに参加する方法も、厳密にはそれぞれで異なります。 しかし、いくつかの典型的なパターンは以下のようになります。
1.の場合は登録の処理は人手によって行われている場合が殆んどです。 2.や3.の場合は即座に登録される場合もありますが、 管理者の承認処理を経て登録されるために時間を要する場合もあります。
いずれにしろ人聞きなどではない、最新の正しい情報を確認しましょう。
慣習として「問い合わせ先」のメールアドレスは
"-request"を付けたアドレスとされています。例えば、
mail-list@example.net
というアドレスの場合は、
mail-list-request@example.net
というアドレスが連絡先となります。 但し、この慣習を守っていない場合も残念ながらあります。
メーリングリストに限らないのですが、注意すべき点がいくつかあります。
電子メールと言えども、通常の手紙の延長にあるものです。少なくとも、 見ず知らずの人にメールを出す場合は、以下のことを書きましょう。
メールアドレス、必要に応じて所属組織を書きます。
常にこのような形式を従う必要はありませんが、 少なくとも初めての相手に出す場合の最低限のマナーと言えるでしょう。
メールアドレスが変わる場合や、無効になる場合は早めに連絡しましょう。 そして、連絡は必ず連絡先のメールアドレスに対して行います。 メーリングリストのアドレスに変更や削除の依頼を出したり、 話のついでにメールアドレスの変更を伝えるといった行為はもっての他です。
メールのソフトウェアによっては、HTMLを含んだ形式でメールを出し てしまうものがあります。具体的には文字の大きさを変更したり、 色を付けることができたりする形式です。 このようなメールには以下のような問題点があります、
このため、テキストだけの形式にするようにしましょう。
メーリングリストのメールに返事を書く場合は、 元のメールを適切に引用して、 元のメールのどこに対する内容であるのかを明確にしましょう。
元のメールをすべて含む必要はまったくありません。
よく見受けられるケースとして、自分の返信内容を書いた後ろに、 元のメールをまるまる引用のような形式で添付している場合があります。 これも百害あって一利もありません。特にメーリングリストでは、 後からWebでメールを見れるようにしたり、 検索できたりする場合がありますが、この場合には最悪な邪魔物となります。
なお、まるまる添付した場合は、既に引用と呼ぶことはできません。
これはメーリングリストに特有な問題とも言えますが、 メーリングリストのメールに返事を出す場合は、 その返信先に注意しましょう。メーリングリストに返事のメールを出すのか、 元の発信者だけに返事を書きたいのか意識しましょう。
多くのメールのソフトウェアでは「全員に返信」といった機能があります から、それで返信メールを作成した上で不要な送信先を削除するのも良いでしょう。
メーリングリストに登録するメールアドレスは、 なるべくプロバイダのアドレスにしましょう。 imodeなどの携帯電話のメールアドレスは、なるべく避けましょう。 なぜなら受信できるメールのサイズや形式に著しい制約が存在したり、 メールを溜め込んだ場合やメールアドレスが無効となった場合に、 エラーの追跡が困難な場合があるためです。
他にもいろいろありますが、取り敢えずこのへんで。